Требования к оформлению документов

Требования к оформлению документов

В России дейстует "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Все дальнейшие описания составления документов являются кратким изложением правил закрепленных в указанном стандарте.

Допускается создание документов на бумажном и электронном носителе.

Если документ создается на двух и более страницах, начиная со второй страницы документ нумеруется.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать как на лицевой так и на оборотной стороне при этом нужно соблюдать, чтобы ширина левого поля лицевой стороны была равна ширине  правого поля оборотной стороны документа.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14 свободно распространяемых и бесплатных. Если с документом идет таблица, то в ней можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст печатается с абзацным отступом текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине. Если реквизиты располагаются угловым вариантом, то длина самой длинной строки не должна превышать 7,5 см., и 12 см. при продольном расположении. 

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема;
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.

Если используется герб, то он помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации , товарный знак располагаются также.

Наименование организации должно соответствовать наименованию закрепленному в учредительных документах.

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Наименование вида документа указывается на всех документах кроме деловых писем и располагается под реквизитами .

Дата документа должна соответствовать дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Обязательным реквизитом является номер документа.

При составлении писем ответов делается ссылка на водящее письмо, запрос с датой и номером.

Место составления можно не указывать если в наименовании организации присутствует адрес местонахождения организации.

Если доступ к документу носит ограниченный характер то отметка об этом ставится в правом верхнем углу например фразой. "Для служебного пользования. Экземпляр "№1"


Печать